Skjemaet "Første melding om naturskade" skal benyttes i forbindelse med koordinering og store enkeltskader. Forøvrig skal dokumentasjon i forbindelse med melding av skaden alltid foreligge på skadesaken.
Det er viktig at den/de som skal ta i mot den første meldingen fyller ut alle poster i skjemaet med stor nøyaktighet. Dette fordi en ved bruk av katastrofeplanen senere er avhengig av den informasjonen som kan leses av skjemaet. Den videre prioriteringen av skadesaken, blant annet taksering, vil ta utgangspunkt i dette skjemaet. Det må derfor gis en nøyaktig innføring i bruken av skjemaet, og hvilke spørsmål som skal stilles til den skadelidte for å få nødvendige opplysninger om skaden.
Det er ansvarlig leder på kontoret som må påse at alle nødvendige felter fylles ut omhyggelig, at skriften er leselig og at prioriteringen blir kvalitetssikret av personell med nødvendig kompetanse.
Hent skjema her (docx)
Vedr. utfylling av skjemaet "Første melding om naturskade"
Skjemaet har flere hensikter. Det fungerer som et internt skadenotat og skal dessuten også være grunnlag for registrering av skadesaken. Den viktigste årsaken til at skjemaet skal benyttes er at det også er et grunnlag for innmelding av naturskade til Norsk Naturskadepool.
Ved katastrofeskader skal de opplysninger som fremkommer på skjemaet benyttes som grunnlag for registrering hos koordinator for bygningstakstmennene. Det er derfor svært viktig at alle nødvendige opplysninger kommer fram på skjemaet og at disse er korrekte.
Ikke minst må det som skrives må være tydelig, slik at det ikke kan misforstås.
Forsikringsselskap
Hvis mulig bør det fremgå hvilket skadekontor (hvis flere eller eksterne) som behandler skaden. Oppgi også telefonnummer.
Skadedato
Skadedato må alltid oppgis. Ved koordinering vil denne vanligvis være klarlagt. Enkeltskader må angis med så riktig skadedato som mulig.
Forsikringstaker
Hvis forsikringstaker selv ikke kan håndtere skadesaken overfor selskapet, er det viktig at en kontaktperson oppgis og at det også angis hvordan denne kan nås.
Skaden registreres før den meldes koordinator. Skade-/polisenummer noteres tydelig.
Skadested
Fylles ut med fullstendig adresse. Er det ikke gate-/veinavn og nummer, må det angis en nærmere beskrivelse av stedet.
Kommunenavn og -nummer er viktig for registreringen i Norsk Naturskadepool. Gårds- og bruksnummer må også oppgis for bl.a. å sjekke om skadestedet inngår i avtalen. Dette er i tillegg viktig for å effektivisere koordineringen.
Skade
Skadeårsak er ved koordinering stort sett klarlagt, men det kan likevel være fordelaktig å notere opp det skadelidte mener er årsaken. Dette kan noteres under rubrikken "annet".
Hva er skadet – skadeomfang
Fylles ut etter opplysninger fra skadelidte.
Det er av stor betydning at disse rubrikkene blir nøye og grundig fylt ut. Det er ut fra det som noteres her at koordinator prioriterer besiktigelsen. Hvis denne rubrikken ikke er tilstrekkelig utfylt, vil meldingen bli sendt tilbake til skadekontoret med spørsmål om ytterligere opplysninger og saken vil da "miste plassen" i prioriteringsrekkefølgen.
De opplysninger som fremkommer om skadeomfang, bør være så utfyllende at koordinator og takstmann kan danne seg et bilde av skaden og derved vurdere nødvendigheten av foreløpig sikring, skadesanering og evt. hurtig besiktigelse.
Spørsmål som kan stilles til skadelidte
- Hva er skadet? (tak, vegg, løsøre)
- Hvor stort er skadeomfanget? (kvadratmeter tak/vegg, hvor mange takstein er borte? Er pappen løsnet, vindu knust etc.?)
- Hvor er det vesentlig skade? (utvendig/innvendig) er taket tett, huset beboelig, kan drift opprettholdes uforstyrret?
Selskapet er ansvarlig for å utarbeide momentliste til bruk ved mottakelse av melding om skade.
Redningstiltak
Hva er iverksatt av skadelidte?
Det noteres også hvilke tiltak som er avtalt med skadelidte for å sikre gjenverdier eller hindre ytterligere skade.
I den sammenheng er det nødvendig og viktig at skadelidte blir gjort oppmerksom på sin plikt til å begrense skaden.
Hvis reparasjon må iverksettes umiddelbart eller før takstmann får besiktiget, må skadelidte sørge for nødvendig dokumentasjon, f.eks. med bilder og/eller ved å ta vare på skadde bygningsdeler hvis mulig.
Takstmannen vil da få den nødvendige oversikt over skadeomfanget når han kommer for besiktigelse. Gjør også oppmerksom på at bilag for innkjøpte tjenester/varer må fremlegges for takstmannen.
Antatt skadebeløp
Ut fra erfaring føres det opp et beløp som sammen med skadebeskrivelse skal danne grunnlag for vurdering av prioritetsgrad.
Prioritet
Ved prioritering skal det utvises et fornuftig skjønn. Rubrikken skal fylles ut. Hvis dette ikke er gjort, vil koordinator returnere skjemaet til selskapet. Skadesakens plass i prioriteringsrekkefølgen vil dermed bli forskjøvet bakover.
Hvis andre enn skadeoppgjørsmedarbeidere fyller ut skjemaet, skal disse ikke fylle ut prioriteringsrubrikken. Utfylling av denne skal foretas av erfaren skadebehandler ved det kontor/den avdeling som skal behandle skaden.
Takst
Fylles ut når skaden meldes som enkeltskade (ikke koordinering). Takstmannens navn og dato for rekvirering noteres. Alle naturskader skal besiktiges og takseres i henhold til instruks fra Norsk Naturskadepool. Valg av oppgjørsform avgjør om takstmannen kan utelate kostnadsberegning. Dette avklares i hvert enkelt tilfelle.
Skjemaet dateres og underskrives av den som har fylt det ut.